Når ein ny kai skal planleggjast, er det nyttig å starte med korleis anlegget faktisk skal brukast. Fartøytype, trafikkmønster, lasting, lossing og aktivitet på land påverkar kva løysingar som vert praktiske og robuste over tid.
Det er òg ein fordel å avklare om prosjektet gjeld ein heilt ny kai, ei utviding av eit eksisterande anlegg eller ei tilpassing til nye driftsbehov. Slike avklaringar gjer det enklare å få ein ryddig første dialog om omfang, plassering og vidare arbeid.
Eit godt utgangspunkt kan vere så enkelt som bilete frå staden, ei skisse og nokre punkt om kva kaien skal brukast til. Det gjev betre føresetnader for å skildre behovet presist og kome raskare vidare i planlegginga.